Inventario físico de cierre: prepara el conteo y explica las diferencias

El inventario de una empresa no se controla únicamente contando cajas al final del año. También importa saber qué contienen, a quién pertenecen, dónde están y qué movimientos ocurrieron mientras se realizaba el conteo. Si esas preguntas quedan abiertas, una cifra aparentemente precisa puede ocultar mercancía duplicada, faltantes o productos registrados en la ubicación equivocada.

Para las personas morales comprendidas en su ámbito, el artículo 76 de la Ley del Impuesto sobre la Renta contempla levantar un inventario de existencias al terminar el ejercicio. Antes de aplicar una obligación a un negocio concreto, conviene confirmar su régimen y las disposiciones correspondientes. Fuente: SAT.

Define el alcance antes de comenzar

Elabora una lista de almacenes, sucursales y ubicaciones temporales. Identifica productos propios en poder de terceros y bienes ajenos que estén dentro de tus instalaciones. Su presencia física no basta para decidir cómo deben aparecer en la contabilidad: la documentación de compra, entrega, consignación o custodia es importante.

Asigna responsables del conteo y de su revisión. Una buena práctica consiste en separar la custodia habitual de la mercancía de la validación de diferencias, cuando sea posible. No se trata de presumir irregularidades, sino de evitar que un error de captura se confirme sin una segunda mirada.

También acuerda unidades de medida. Contar piezas y compararlas con un sistema que registra paquetes puede producir un faltante inexistente. Deja por escrito las equivalencias utilizadas y no las cambies a mitad del ejercicio sin explicación.

Ordena los movimientos durante el conteo

Decide cómo controlarás entradas, salidas, devoluciones y traspasos mientras se cuentan las existencias. Si la operación puede detenerse brevemente, documenta el corte. Si no puede detenerse, utiliza un registro de movimientos que permita reconstruir la situación a la misma fecha.

Marca las áreas ya revisadas y conserva hojas o registros identificables. Cada conteo debería permitir reconocer ubicación, producto, unidad, cantidad, fecha y responsable. Evita archivos que sólo muestran un total final sin detalle.

El artículo 33 del Reglamento del Código Fiscal de la Federación contempla registros que permitan identificar movimientos y existencias de inventarios. Este marco documental no significa que cualquier formato interno sea suficiente para todos los casos; el diseño debe ajustarse a la operación. Fuente: SAT.

Investiga antes de ajustar

Compara el conteo físico con el registro de almacén y después con los auxiliares contables. Cuando exista una diferencia, realiza un segundo conteo y revisa movimientos cercanos al corte. Busca entregas pendientes de registrar, devoluciones mal ubicadas y traspasos que salieron de un almacén pero nunca entraron al otro.

Clasifica los hallazgos por causa, no únicamente por importe. Un producto registrado con una clave equivocada puede generar simultáneamente un sobrante y un faltante. Corregir ambos sin localizar el origen deja el problema listo para repetirse.

Un ejemplo operativo: se cuentan treinta unidades de una referencia y el sistema muestra veinticuatro. Antes de reconocer un sobrante, revisa si seis unidades fueron recibidas físicamente con una entrada pendiente. El documento y la fecha de recepción pueden explicar la diferencia.

Separa cantidad, condición y valor

Que una unidad exista no significa que esté en condiciones normales de venta. Identifica productos dañados, caducos, incompletos o de lenta rotación y conserva evidencia de su estado. Mantén estas observaciones separadas del conteo para no perder claridad.

La baja comercial, la estimación contable y una posible deducción fiscal no son decisiones equivalentes. No destruyas mercancía ni ajustes su valor fiscal suponiendo que una fotografía basta. El responsable contable debe revisar los requisitos y el procedimiento aplicables antes de ejecutar acciones irreversibles.

Convierte el resultado en un control útil

Prepara un resumen con diferencias detectadas, explicaciones, ajustes propuestos y autorizaciones. Conserva la versión inicial del conteo y la versión conciliada; reemplazar una por otra impide entender qué se corrigió.

Después del cierre, establece revisiones parciales para productos con mayor movimiento o diferencias recurrentes. Esto es una recomendación de organización, no una frecuencia legal universal. El objetivo es que el siguiente inventario confirme un control existente, en lugar de descubrir problemas acumulados durante meses.

El despacho puede ayudarte a relacionar la operación del almacén con los registros contables. La conclusión fiscal requiere analizar el régimen, los documentos y las características reales de los bienes; este artículo no sustituye esa revisión.