El cierre del año concentra pagos, conciliaciones y decisiones de tesorería. Preparar el aguinaldo con anticipación permite detectar diferencias antes de dispersar la nómina y explicar el cálculo a las personas trabajadoras. Para las empresas sujetas a la Ley Federal del Trabajo, el punto de partida es identificar la prestación aplicable y después organizar los datos que la sustentan. Una hoja de cálculo, por sí sola, no confirma que la base salarial o las incidencias utilizadas sean correctas.
Obligaciones que deben quedar claras
El artículo 87 de la Ley Federal del Trabajo establece un aguinaldo anual de, al menos, quince días de salario, pagadero antes del 20 de diciembre. Quienes no completaron el año tienen derecho a la parte proporcional, aunque ya no trabajen para la empresa cuando se liquide la prestación. Estos son mínimos legales, no una recomendación de presupuesto. Ley Federal del Trabajo, artículo 87.
La PROFEDET recuerda que el derecho alcanza a diferentes modalidades de contratación regidas por esa ley. Por ello, conviene revisar la plantilla completa y las bajas del año, no únicamente al personal activo en diciembre. PROFEDET, preguntas frecuentes de aguinaldo 2025.
Cómo ordenar el cálculo sin automatizar errores
Como esquema general, el importe anual se obtiene multiplicando el salario diario aplicable por los días de aguinaldo que correspondan. Cuando procede proporcionalidad, ese importe se ajusta según el tiempo computable del año. La operación necesita datos previamente revisados: salario, prestación reconocida y periodo que genera el derecho.
Para salario fijo, la guía de PROFEDET utiliza la cuota diaria vigente al momento del pago. También distingue el trabajo a destajo de vendedores y figuras semejantes, para los que describe periodos de promedio diferentes. No resulta prudente aplicar una única fórmula de salario variable a toda la plantilla. PROFEDET, guía de cálculo.
Como buena práctica, prepare una ficha por modalidad salarial. Registre qué conceptos se utilizaron, de dónde se obtuvo la información y quién revisó la base. Los cambios de salario, comisiones e incidencias merecen una validación específica antes de cerrar el archivo.
La proporcionalidad tampoco debería calcularse restando automáticamente cualquier ausencia. La misma guía reconoce periodos que cuentan para el aguinaldo, como maternidad y permiso de paternidad. Clasificar las incidencias evita que una etiqueta administrativa produzca un descuento improcedente. PROFEDET, preguntas 11 a 13.
Buenas prácticas propuestas para la planeación
El siguiente flujo es una propuesta de organización interna, no un calendario impuesto por la ley.
Primero, depure la información. Recursos humanos puede integrar fechas de ingreso y salida, movimientos salariales, modalidades de contratación y condiciones de la prestación. Es útil conservar una versión del archivo recibido y otra con las correcciones aprobadas, para explicar cualquier diferencia.
Después, contraste las condiciones aplicables. Revise contratos individuales, contratos colectivos y documentos que reconozcan beneficios superiores. La ficha de cada grupo debería permitir distinguir el mínimo legal de la prestación efectivamente reconocida, sin reducir todo al mismo parámetro de quince días.
Prepare una estimación de tesorería. Separe el importe proyectado, los casos pendientes y el margen operativo necesario para ajustes. Si todavía faltan datos, identifique su impacto como estimación pendiente; no convierta un supuesto presupuestal en una cifra definitiva de nómina.
Defina responsables y un corte interno. Una persona prepara, otra revisa y tesorería confirma la ejecución. El corte debe dejar tiempo para corregir cuentas bancarias, diferencias de cálculo o incidencias de dispersión antes de la fecha legal. Estas funciones pueden adaptarse al tamaño de la empresa.
Qué revisar antes y después del pago
Antes de autorizar, compare la relación de personas con el padrón de nómina y el registro de bajas. Compruebe que cada renglón tenga soporte y que las fórmulas no cambien accidentalmente al copiarse. Una comparación con el año anterior puede señalar variaciones, pero no sustituye la revisión de los datos actuales.
Después, concilie los importes autorizados con los efectivamente pagados y registre las operaciones rechazadas. Mantenga separadas las diferencias de cálculo y los problemas bancarios: requieren soluciones distintas. La propuesta es cerrar cada incidencia con evidencia, responsable y fecha de resolución.
También conviene ofrecer una explicación sencilla del importe bruto y del periodo considerado. El tratamiento fiscal debe revisarse por separado con la normativa aplicable; este artículo no determina retenciones ni cantidades netas.
Una revisión útil para el cierre
La planeación funciona cuando permite reconstruir el cálculo y confirmar el pago, no solamente cuando produce una cifra global. Un expediente ordenado facilita responder preguntas y corregir inconsistencias. Antes de utilizar esta guía para ejecutar una nómina, revise las condiciones particulares y los criterios aplicables con asesoría laboral y fiscal.
Alcance: orientación general para relaciones regidas por la LFT en México. No aborda regímenes de empleo público ni resuelve casos individuales. Verificación de fuentes: 30 de octubre de 2026 (America/Tijuana).
Preguntas frecuentes sobre este tema
¿Cuál es el mínimo legal de aguinaldo y cuándo debe pagarse?
El artículo 87 de la Ley Federal del Trabajo establece un aguinaldo anual de, al menos, quince días de salario, pagadero antes del 20 de diciembre. Quienes no completaron el año tienen derecho a la parte proporcional, aunque ya no trabajen para la empresa cuando se liquide la prestación. Estos son mínimos legales, no una recomendación de presupuesto. Ley Federal del Trabajo, artículo 87.
Fuentes consultadas
Este artículo se preparó con información oficial disponible al momento de su publicación.